Contactos em caixas de correio pessoais
Quando alguém está de férias ou sai da empresa, a relação com aqueles clientes vai com ele.
Inteligência Artificial
CRM e integrações: os contactos todos no mesmo sítio
O CRM escolhido, configurado e ligado ao resto: contactos que entram sozinhos, classificados, com seguimento e sem nada copiado à mão.
Para quem é este serviço
Um CRM é o sítio onde fica a história de cada cliente e de cada oportunidade: quem é, de onde veio, o que pediu, o que lhe foi respondido e o que falta fazer. Quase todas as empresas têm essa informação — espalhada por caixas de correio pessoais, folhas de cálculo, telemóveis e cabeças. Um CRM só vale a pena quando deixa de ser mais um sítio para escrever e passa a ser o único.
É esse o trabalho aqui: escolher a ferramenta certa para o tamanho da empresa, ligá-la às origens por onde os contactos entram e configurar o que acontece a seguir. Os formulários do site, a loja online, o assistente de atendimento e o correio eletrónico passam a criar fichas sozinhos, com a origem registada e o comercial certo avisado.
A inteligência artificial entra onde há texto e triagem: classificar um pedido, resumir uma conversa longa, escrever o rascunho do seguimento, assinalar as oportunidades paradas há demasiado tempo. Se a ligação que precisa é puramente técnica, entre dois programas de gestão e sem decisão nenhuma pelo meio, veja integrações e APIs.
Problemas que este serviço resolve
Os pedidos de CRM costumam nascer de um destes sintomas.
Ninguém sabe de onde vêm os clientes
Investe-se em campanhas sem conseguir dizer quais é que deram negócio, porque a origem nunca fica registada.
Pedidos sem seguimento
Há propostas enviadas há três semanas que ninguém voltou a tocar, e não existe lista de quais são.
Um CRM comprado e nunca usado
A licença é paga todos os meses, mas a equipa continua a trabalhar na folha de cálculo do costume.
Dados repetidos e desencontrados
O mesmo cliente com três fichas, moradas diferentes e dois responsáveis, conforme o sítio onde se procura.
Contactos espalhados por três sítios são contactos que não existem.
Como trabalhamos
A maioria dos CRM que falham não falha por ser má ferramenta: falha por ter sido instalada antes de alguém definir como a empresa vende.
Como a empresa vende hoje
Escrevemos as fases por que passa um pedido, desde o primeiro contacto até ao fecho, e quem é responsável por cada uma. Sem isto, qualquer CRM é uma lista de nomes.
Escolha da ferramenta
Recomendamos a ferramenta em função do número de utilizadores, do que tem de ligar e do orçamento mensal. Se já existir CRM na casa, a primeira hipótese é aproveitá-lo.
Limpeza e importação dos dados
Juntamos o que está espalhado, eliminamos repetidos e importamos com o histórico que houver. É a parte mais ingrata e a que decide se a equipa confia no sistema.
Entradas automáticas
Ligamos os formulários do site, a loja, o assistente de atendimento e o correio eletrónico, para que cada contacto novo crie a ficha com a origem registada.
Regras, triagem e avisos
Definimos a classificação automática dos pedidos, a distribuição pelos comerciais, os lembretes de seguimento e o que assinala uma oportunidade esquecida.
Formação e acompanhamento
Ensinamos a equipa a trabalhar lá dentro e voltamos passadas algumas semanas para corrigir o que ninguém está a usar. Um campo que ninguém preenche deve desaparecer.
O que recebe
Além do CRM a funcionar, fica com o que permite continuar sem nós.
O CRM configurado
Com as fases de venda, os campos e as permissões desenhados para a forma como a sua empresa trabalha.
Dados importados e limpos
Contactos e empresas sem repetidos, com o histórico que foi possível recuperar.
Ligações às origens de contactos
Site, loja, atendimento e correio eletrónico a criar fichas sozinhos, com a origem sempre registada.
Automatizações de seguimento
Distribuição, lembretes, avisos de oportunidade parada e rascunhos de resposta quando fizer sentido.
Painel de acompanhamento
Oportunidades por fase, origem dos contactos e o que está parado — os números que servem para decidir.
Manual e formação
Sessão com a equipa e um documento curto com as regras combinadas, para quem entrar depois.
Perguntas frequentes sobre CRM
O que nos perguntam antes de mudar a forma como os contactos são geridos.
Que CRM recomendam?
Não temos um só. A escolha depende do número de utilizadores, do que tem de ficar ligado e de quanto se pode gastar por mês e por pessoa. Uma empresa com três comerciais e uma com trinta não precisam da mesma coisa, e a ferramenta cara raramente é a que a equipa passa a usar.
Já temos um CRM que ninguém usa. Serve?
Muitas vezes serve, e é o primeiro sítio onde olhamos. O problema costuma estar na configuração e não na ferramenta: campos a mais, fases que não correspondem à forma de vender e nada a entrar sozinho. Trocar de CRM sem resolver isso dá o mesmo resultado mais caro.
Os dados dos clientes ficam seguros e legais?
O CRM passa a concentrar dados pessoais, por isso trata-se disso a sério: permissões por utilizador, registo de acessos, base de tratamento definida e contrato com o fornecedor. Indicamos onde os dados ficam alojados antes de escolher a ferramenta.
O que é que a inteligência artificial faz aqui, exatamente?
Classifica pedidos por assunto e urgência, resume conversas longas, sugere o rascunho do seguimento e assinala oportunidades paradas. Não decide preços, não envia nada sozinha para clientes sem regra definida, e tudo o que propõe fica à espera de alguém carregar em enviar.
E se quisermos mudar de ferramenta daqui a dois anos?
Os dados são seus e exportáveis, e é um dos critérios com que escolhemos. As automatizações teriam de ser refeitas, mas o mapa do processo de venda e as regras combinadas continuam a valer, porque descrevem a sua empresa e não a ferramenta.
Conte-nos como gerem os contactos hoje
Diga-nos por onde entram os pedidos, quantas pessoas lhes mexem e o que usam para os registar. Dizemos se é caso para CRM novo, para aproveitar o que existe, ou para nenhum dos dois.
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