A plataforma que escolheu hoje ainda serve daqui a três anos?

Escolher software por subscrição é das decisões mais fáceis de tomar e das mais difíceis de desfazer. Compara-se o preço, vê-se uma demonstração, experimenta-se um mês e assina-se. A partir daí a subscrição renova-se em silêncio, e a pergunta «isto ainda nos serve?» deixa de ser feita — até ao dia em que a resposta já é não há bastante tempo.

A boa notícia é que o mês experimental dá para muito mais do que ver se a interface é simpática. Dá para três testes que dizem bastante sobre o que vai acontecer daqui a três anos.

Primeiro teste: tire os dados de lá

Antes de pôr lá informação a sério, experimente tirá-la. Carregue meia dúzia de registos completos, com anexos e histórico, e tente exportar tudo.

Repare no que sai. Um ficheiro por tabela, com os identificadores que permitem voltar a ligar as coisas umas às outras, é um bom sinal. Um PDF com o aspeto do ecrã, ou uma exportação que perde os anexos e os comentários, é outro tipo de sinal.

Isto não afeta em nada o trabalho do primeiro ano. Afeta a conversa do terceiro, quando a plataforma subir o preço ou deixar de chegar e a alternativa for começar do zero.

Segundo teste: ponha-a a falar com outra coisa

Nenhuma plataforma vive sozinha. Mais cedo ou mais tarde vai ter de saber o que se passa na faturação, no site ou no sistema de apoio ao cliente.

No período experimental, tente uma ligação simples — um contacto novo que apareça dos dois lados, por exemplo. Interessa perceber se existe documentação pública, se há limites de chamadas que só se descobrem a pagar mais e se as operações que interessam estão todas disponíveis ou só metade.

Uma plataforma que não se deixa ligar não fica parada: fica a acumular informação que depois alguém copia à mão para outro lado. É assim que nascem os ficheiros paralelos. Se chegar a esse ponto, é trabalho de interligação que resolve — e é mais barato descobrir isso antes de assinar.

Terceiro teste: mude uma regra

A operação de daqui a três anos não é a de hoje. Vai haver um campo novo, um estado intermédio que ninguém previu, um tipo de cliente que exige um tratamento diferente.

Experimente já: acrescente um campo, crie um estado a mais no circuito, mude a ordem de duas etapas. Se conseguir fazê-lo sozinho numa tarde, a plataforma vai acompanhar. Se for preciso abrir um pedido ao fornecedor, esperar duas semanas e pagar à parte, então é a sua empresa que vai ter de se moldar ao programa — e não o contrário.

O que fazer com as respostas

Nenhuma plataforma passa nos três testes com distinção, e não precisa. O que interessa é saber onde é que ela vai apertar, e decidir com essa informação à frente.

• Passa nos três: assine sem grandes receios e volte a fazer a pergunta daqui a dois anos.
• Falha na exportação: pondere bem. É a falha que mais caro custa a corrigir.
• Falha na ligação: conte com trabalho de integração no orçamento, ou com alguém a copiar dados à mão.
• Falha na flexibilidade: pergunte-se se os seus circuitos são mesmo especiais ou se estão apenas por arrumar. Muitas vezes é a segunda hipótese.

E quando nenhuma serve

Há casos em que a resposta honesta é que não existe no mercado nada que encaixe — normalmente quando o que a empresa faz de diferente é precisamente aquilo que a torna competitiva.

Aí faz sentido falar de desenvolvimento à medida. Mas é uma decisão para tomar depois de ter feito as contas ao que custa adaptar o que existe, não antes. Uma plataforma de prateleira bem ligada aos outros sistemas resolve mais casos do que se pensa.

Está a escolher uma plataforma?

Diga-nos o que precisa de gerir e que sistemas já tem. Ajudamos a avaliar as opções e a perceber o que fica por resolver em cada uma.

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