Por onde se começa a preparar uma empresa para a IA

Quase toda a gente já percebeu que a inteligência artificial não se instala sobre uma operação desarrumada. O que fica por dizer é o que se faz com essa conclusão na segunda-feira de manhã.

A leitura mais comum é a pior: arrumar tudo primeiro. Uniformizar os dados todos, ligar os sistemas todos, escrever os procedimentos todos — e só depois pensar em IA. É um projeto de dois anos que costuma morrer ao sexto mês, quando alguém pergunta o que é que já se ganhou com aquilo.

Há um caminho mais curto.

Escolher o primeiro caso

Em vez de preparar a empresa, prepare uma coisa só. E escolha-a com critério, porque a escolha faz metade do trabalho.

Um bom primeiro caso tem quatro características ao mesmo tempo:

• Acontece muitas vezes. Dezenas de vezes por semana, não duas por mês. Só assim há matéria com que aprender e ganho que se note.
• Incomoda alguém. Se ninguém se queixa daquela tarefa, não vale a pena começar por aí — não vai ter quem a defenda internamente.
• Os dados já estão num sítio só. Se a informação de que precisa vive em três sistemas e num caderno, escolha outro caso para começar.
• Dá para medir. Tem de ser possível dizer, ao fim de dois meses, se ficou melhor ou pior.

Candidatos típicos: triar os pedidos que chegam pelo formulário do site, redigir a primeira versão de propostas que seguem sempre o mesmo molde, responder às perguntas repetidas de clientes, classificar despesas.

Arrumar só o que esse caso precisa

Com o caso escolhido, o trabalho de preparação deixa de ser abstrato. Olha-se para a informação que aquela tarefa consome e pergunta-se três coisas.

Onde é que este dado nasce? Se houver duas respostas, escolha uma e trate a outra como cópia. Está escrito sempre da mesma maneira? Se metade dos registos usa «Lda.» e a outra metade «Limitada», alguém vai ter de normalizar. Chega cá sozinho? Se depender de uma exportação semanal feita à mão, o sistema vai trabalhar com informação de quinta-feira passada.

É um trabalho de dias ou semanas quando está limitado a um caso. É um trabalho de anos quando se tenta fazer para a empresa toda.

Endireitar o processo antes de o automatizar

Há uma pergunta que vale a pena fazer antes de escrever uma linha de código: se cinco pessoas fizerem esta tarefa, fazem-na da mesma maneira?

Se a resposta for não, o que está por trás não é um processo — são cinco. E um sistema que aprenda com cinco processos diferentes vai produzir respostas que parecem arbitrárias, porque são.

Escrever as regras que hoje só existem na cabeça de quem faz a tarefa é, muitas vezes, a parte mais útil de todo o projeto. Há empresas que resolvem metade do problema aqui e concluem que já não precisam da segunda metade. É um resultado perfeitamente aceitável, e barato.

Dizer o que se espera, em números

«Ganhar eficiência» não é um objetivo, é uma esperança. Antes de começar, escreva uma frase com um número: reduzir para metade o tempo entre o pedido chegar e alguém lhe responder; passar de três dias a redigir propostas para a manhã seguinte; tratar sem intervenção humana sete em cada dez perguntas repetidas.

Meça o ponto de partida antes de mexer em nada. É a única forma de, daqui a dois meses, a conversa não ser sobre impressões.

E combine à partida o que acontece se falhar. Um primeiro caso que corre mal e se desliga é um resultado; um que corre mal e ninguém desliga é um problema.

O segundo caso é mais barato

Quando o primeiro caso estiver de pé, repare no que sobrou: as ligações entre sistemas ficaram feitas, os dados daquela área ficaram arrumados, e a equipa já sabe o que esperar. O segundo caso aproveita tudo isso.

É por isso que este caminho é mais rápido do que arrumar a casa toda primeiro, mesmo parecendo mais lento no início. A arrumação vai acontecendo, mas paga-se a si própria a cada passo — em vez de ser um investimento cego durante dois anos.

É desta forma que trabalhamos em consultoria e execução de IA e em automatização de processos.

Já tem um caso em mente?

Diga-nos que tarefa é e quantas vezes por semana acontece. Dizemos-lhe se é um bom primeiro caso, o que é preciso arrumar antes e quanto custa.

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