Quando uma empresa decide arrumar a sua tecnologia, o diagnóstico já costuma estar feito: os sistemas não se falam, os dados não batem certo, há trabalho manual a mais e a informação de gestão não é de confiança.
O que paralisa não é saber o que está mal. É saber por onde começar — e a ordem que parece mais lógica é quase sempre a que dá mau resultado, porque começa pelo que é mais visível em vez de pelo que sustenta o resto.
Três projetos que vai querer fazer primeiro
E que, feitos primeiro, custam dinheiro sem resolver nada.
Automatizar. É o mais apetecível porque o ganho é imediato e conta-se bem numa reunião. Só que automatizar um processo desarrumado é fazer o erro acontecer mais depressa e mais vezes — e agora sem ninguém a olhar, que era a única coisa que o travava.
Comprar painéis de gestão. Instalam-se numa semana e ficam bonitos. Se os dados por baixo forem inconsistentes, os gráficos vão mostrar valores que ninguém reconhece, e ao fim de dois meses ninguém abre aquilo. Gastou-se o orçamento e queimou-se a credibilidade da ideia.
Desenvolver à medida. Se os circuitos ainda não estão estabilizados, o que se constrói é um retrato do desarranjo atual, em código. E mudar código é caro.
O que vem sempre primeiro: uma lista
O primeiro trabalho não é técnico e não se compra a ninguém. É escrever a lista dos sistemas que a empresa usa — todos, incluindo os que só uma pessoa usa e os que ninguém assume — e, à frente de cada um, o que é que ele manda.
«Manda» quer dizer: onde é que aquela informação é criada e corrigida. O cliente nasce no sistema comercial ou no de faturação? O preço vale o que está no catálogo ou o que está na proposta? O estado da encomenda é o da logística ou o do apoio ao cliente?
Esta lista costuma caber numa folha e demora dois dias a fazer. É também a conversa mais desconfortável do processo, porque obriga a decidir coisas que toda a gente preferiu deixar em aberto durante anos. É essa a razão de ser útil.
Depois: pôr a informação a circular
Com as responsabilidades decididas, o passo seguinte é fazer com que os sistemas que precisam de um dado o vão buscar onde ele nasce, em vez de guardarem a sua própria cópia.
É aqui que entra o trabalho de interligação entre sistemas. É pouco vistoso e é o que faz a maior diferença: quando os números começam a bater certo sem ninguém os conciliar à mão, muda a relação das equipas com os dados — como escrevemos a propósito de porque é que ninguém confia nos números.
Faça-o a um dado de cada vez, pela ordem em que causam discussões. Não faça um projeto de integração total: esses demoram um ano e são cancelados ao sétimo mês.
Só então automatizar, medir e construir
Com os papéis definidos e a informação a circular, os três projetos que estavam no início da lista passam a fazer sentido — e passam a ser mais baratos, porque metade do trabalho difícil já está feito.
A automatização assenta em circuitos que já se comportam da mesma maneira. Os painéis mostram números que a equipa reconhece. E o que se desenvolver à medida é construído sobre uma ideia clara do que a empresa faz, em vez de ser um decalque da confusão.
Não tem de estar perfeito para avançar
Uma ressalva, porque esta ordem também se pode levar longe demais. Não é preciso que um nível esteja impecável para se passar ao seguinte — é preciso que esteja estável o suficiente para aguentar o que vem por cima.
Na prática, faz-se isto por área: arruma-se o comercial e automatiza-se o comercial, enquanto a logística ainda está por tratar. É mais rápido, cada fase paga-se a si própria e ninguém tem de esperar dois anos para ver resultados.
Quer ajuda a fazer a lista?
Diga-nos que sistemas usa e onde é que os números não batem certo. Fazemos o levantamento consigo e propomos a ordem dos trabalhos.