SaaS sem siglas: o que muda quando o software passa a ser serviço

SaaS quer dizer software as a service: software a que se acede pela internet e que se paga por mês ou por ano, em vez de se comprar uma vez e instalar em casa. O fornecedor trata de o manter a funcionar. A empresa abre o navegador e usa.

A definição é simples e não explica grande coisa. O que interessa é o que muda na empresa a partir do momento em que a maior parte das ferramentas passa a funcionar assim — e há três mudanças que se notam.

Muda a conta

Antes: um investimento grande de uma vez, licenças que ficavam a ser da empresa, e depois manutenção conforme desse jeito. Aparecia no balanço como um bem.

Agora: uma mensalidade que nunca acaba e que aparece nas despesas correntes, ao lado da eletricidade.

Para a tesouraria é mais confortável — não há o solavanco inicial. Mas há um detalhe que escapa a muita gente na primeira volta: a fatura cresce com a empresa. Paga-se por utilizador, e às vezes por volume. Dobrar a equipa dobra o custo daquela ferramenta, o que não acontecia com uma licença comprada. Vale a pena fazer a conta a três anos, e não a um.

Deixa de ser trabalho seu

Cópias de segurança, atualizações, servidores, certificados, correção de falhas de segurança. Tudo isso passa para o lado do fornecedor.

Para uma empresa pequena, isto é provavelmente o maior ganho de todos, e é um ganho de risco antes de ser de dinheiro. Um servidor esquecido numa arrecadação, sem atualizações há três anos e com uma cópia de segurança que ninguém testou desde que foi configurada, é um problema à espera de acontecer — e costuma acontecer na pior semana do ano.

A contrapartida é que passa a depender da disponibilidade do fornecedor. Quando a plataforma está em baixo, não há nada a fazer senão esperar. Convém que isso conste do contrato em vez de constar da esperança.

Deixa de estar nas suas mãos

Esta é a parte de que menos se fala e a que mais incomoda a prazo.

O fornecedor decide o que a ferramenta vai ser no ano que vem. Pode acrescentar aquilo de que precisa, pode retirar aquilo de que depende, pode mudar o preço, pode mudar de dono, pode fechar. Nenhuma destas decisões passa por si, e algumas chegam por email com trinta dias de aviso.

Não é razão para fugir do modelo — é razão para não pôr tudo no mesmo sítio e para saber, antes de assinar, como é que tira os seus dados de lá. Sobre isso escrevemos noutro artigo, sobre o que perguntar antes de escolher uma plataforma.

A pergunta que decide o que vai para subscrição

A regra prática que costuma funcionar é uma só: aquilo em que a sua empresa é igual às outras vai para subscrição; aquilo em que é diferente fica seu.

Faturação, contabilidade, correio eletrónico, gestão documental — não há nada na sua forma de faturar que a distinga da concorrência, e pagar para não ter de pensar nisso é dinheiro bem gasto.

Já o circuito que faz o seu trabalho render mais do que o do vizinho, esse não cabe numa plataforma pensada para toda a gente. É aí que faz sentido construir à medida e ligar ao resto.

A maioria das empresas acaba com os dois: meia dúzia de subscrições para o que é comum, e uma peça própria para o que é seu.

Quantas subscrições tem, ao certo?

Diga-nos que ferramentas paga todos os meses e para que servem. Ajudamos a ver o que se sobrepõe, o que falta ligar e o que devia ser seu.

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