Por dónde empezar a preparar una empresa para la IA

Casi todo el mundo ha entendido ya que la inteligencia artificial no se instala sobre una operación desordenada. Lo que queda por decir es qué se hace con esa conclusión el lunes por la mañana.

La lectura más habitual es la peor: ordenarlo todo primero. Unificar todos los datos, conectar todos los sistemas, escribir todos los procedimientos, y solo después pensar en IA. Es un proyecto de dos años que suele morir al sexto mes, cuando alguien pregunta qué se ha ganado ya con todo aquello.

Hay un camino más corto.

Elegir el primer caso

En lugar de preparar la empresa, prepara una sola cosa. Y elígela con criterio, porque la elección hace la mitad del trabajo.

Un buen primer caso tiene cuatro características a la vez:

• Pasa muchas veces. Decenas de veces por semana, no dos al mes. Solo así hay materia de la que aprender y una mejora que se note.
• Le molesta a alguien. Si nadie se queja de esa tarea, no merece la pena empezar por ahí: no vas a tener quien la defienda dentro de la empresa.
• Los datos ya están en un solo sitio. Si la información que necesitas vive en tres sistemas y en una libreta, elige otro caso para empezar.
• Se puede medir. Tiene que ser posible decir, al cabo de dos meses, si ha ido a mejor o a peor.

Candidatos típicos: clasificar las solicitudes que llegan por el formulario de la web, redactar la primera versión de propuestas que siguen siempre el mismo molde, responder a las preguntas repetidas de los clientes, clasificar gastos.

Ordenar solo lo que necesita ese caso

Con el caso elegido, el trabajo de preparación deja de ser abstracto. Se mira la información que consume esa tarea y se hacen tres preguntas.

¿Dónde nace este dato? Si hay dos respuestas, elige una y trata la otra como copia. ¿Está escrito siempre de la misma manera? Si la mitad de los registros usa «S.L.» y la otra mitad «Sociedad Limitada», alguien va a tener que unificarlo. ¿Llega solo? Si depende de una exportación semanal hecha a mano, el sistema va a trabajar con la información del jueves pasado.

Es un trabajo de días o semanas cuando se limita a un caso. Es un trabajo de años cuando se intenta hacer para toda la empresa.

Enderezar el proceso antes de automatizarlo

Hay una pregunta que merece la pena hacerse antes de escribir una línea de código: si cinco personas hacen esta tarea, ¿la hacen de la misma manera?

Si la respuesta es no, lo que hay detrás no es un proceso: son cinco. Y un sistema que aprenda de cinco procesos distintos va a producir respuestas que parecen arbitrarias, porque lo son.

Escribir las reglas que hoy solo existen en la cabeza de quien hace la tarea es, muchas veces, la parte más útil de todo el proyecto. Hay empresas que resuelven la mitad del problema aquí y concluyen que ya no necesitan la otra mitad. Es un resultado perfectamente aceptable, y barato.

Decir lo que se espera, en cifras

«Ganar eficiencia» no es un objetivo, es una esperanza. Antes de empezar, escribe una frase con un número: reducir a la mitad el tiempo entre que llega la solicitud y alguien responde; pasar de tres días redactando propuestas a la mañana siguiente; resolver sin intervención humana siete de cada diez preguntas repetidas.

Mide el punto de partida antes de tocar nada. Es la única forma de que, dentro de dos meses, la conversación no vaya de impresiones.

Y acuerda de antemano qué pasa si falla. Un primer caso que sale mal y se apaga es un resultado; uno que sale mal y nadie apaga es un problema.

El segundo caso es más barato

Cuando el primer caso esté en pie, fíjate en lo que ha quedado: las conexiones entre sistemas ya están hechas, los datos de esa área ya están ordenados y el equipo ya sabe qué esperar. El segundo caso aprovecha todo eso.

Por eso este camino es más rápido que ordenar toda la casa primero, aunque al principio parezca más lento. El orden va llegando, pero se paga solo a cada paso, en lugar de ser una inversión a ciegas durante dos años.

Así es como trabajamos en consultoría y ejecución de IA y en automatización de procesos.

¿Ya tienes un caso en mente?

Dinos qué tarea es y cuántas veces por semana se repite. Te decimos si es un buen primer caso, qué hay que ordenar antes y cuánto cuesta.

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