Copiar y pegar entre sistemas
La misma información escrita dos o tres veces, en sitios distintos, por personas distintas.
Inteligencia artificial
Automatización de procesos: el trabajo repetitivo, hecho solo
Tareas que se repiten todos los días convertidas en flujos automáticos, con registro de lo que ha pasado y aviso cuando algo falla.
Para quién son los workflows automáticos
En un negocio que lleva años funcionando siempre hay un conjunto de gestos que se repiten: alguien lee un correo y copia los datos en una hoja; alguien recibe una factura en PDF y escribe los importes en el programa de contabilidad; alguien comprueba por la mañana si ha entrado alguna solicitud nueva y avisa a quien se ocupa de ella. Ninguna de estas tareas exige criterio. Todas consumen horas.
Un workflow automático es la secuencia de esas tareas escrita para que funcione sola: recibe lo que entra, entiende qué es, saca la información que interesa, la pone donde tiene que estar y avisa a quien tiene que saberlo. La inteligencia artificial entra solo donde hay texto que interpretar o una decisión de clasificación que tomar; el resto es conexión entre sistemas.
Este servicio es para quien ya sabe qué tarea se quiere quitar de encima. Si todavía no sabes por dónde empezar, la puerta de entrada es la consultoría. Si lo que falta es la conexión técnica entre dos programas, sin ninguna decisión de por medio, el servicio adecuado son las integraciones API.
Problemas que resuelve este servicio
Los encargos de automatización suelen nacer de uno de estos síntomas.
Documentos leídos a mano
Facturas, albaranes, currículos o formularios en PDF cuyos datos alguien transcribe todos los días.
Solicitudes esperando a que alguien las clasifique
Todo entra en la misma bandeja y solo avanza cuando alguien tiene tiempo de abrirla y repartirlo.
Pasos que se olvidan
El proceso existe en la cabeza de las personas, y por eso a veces falta el correo de seguimiento o el registro en el sistema.
Informes montados a mano
Todos los meses alguien junta exportaciones de tres herramientas para poder ver la misma cifra.
Automatizar no es hacerlo más deprisa. Es dejar de hacerlo.
Cómo trabajamos
Automatizar un proceso mal entendido es acelerar el error. Por eso la primera mitad del trabajo es entender, y solo la segunda es construir.
Mapa del proceso tal como es
Nos sentamos con quien hace el trabajo y escribimos lo que pasa de verdad, paso a paso, con las excepciones incluidas. Casi siempre aparece aquí una parte del proceso que no tiene por qué existir.
Elección de lo que se automatiza
Medimos cuántas veces al mes ocurre cada paso y cuánto tiempo lleva. Se automatiza lo frecuente y previsible; lo raro y lo que exige decidir se queda con las personas.
Diseño del flujo y de los frenos
Definimos qué dispara el flujo, qué hace en cada paso, qué pasa cuando los datos no cuadran y en qué momento pide confirmación humana antes de seguir.
Desarrollo y ensayo con datos reales
Lo construimos y lo ejecutamos en modo de ensayo sobre casos reales del último mes, sin escribir en ningún sitio, para comparar lo que haría el flujo con lo que hicieron las personas.
Puesta en marcha en paralelo
Los primeros días el flujo funciona al lado del método antiguo, para confirmar que da el mismo resultado. Solo después se apaga el trabajo manual.
Vigilancia y ajustes
Queda el registro de todo lo que ha hecho el flujo y una alerta cuando falla. Un proceso automático que se calla puede perder semanas de trabajo sin que nadie se dé cuenta.
Qué recibes
Además del flujo funcionando, te quedas con lo que permite entender, corregir y hacerse cargo de lo que se ha hecho.
Los workflows en producción
Activos, programados o disparados por un evento, según lo que se haya definido.
El mapa del proceso
El antes y el después, en un documento que puede leer alguien que no es técnico; útil mucho más allá de esta automatización.
Registro de ejecuciones
Lo que ha entrado, lo que ha decidido el flujo y lo que ha escrito, caso por caso, para poder auditar sin adivinar.
Gestión de errores y alertas
Reintento en los fallos pasajeros, cola de casos por revisar y aviso a una persona cuando hay que decidir.
Puntos de confirmación humana
Los puntos donde el flujo se para a esperar a alguien, definidos por ti y no por nosotros.
Accesos y cuentas a tu nombre
Las herramientas, claves y automatizaciones quedan registradas a nombre de tu empresa, para que otro equipo pueda hacerse cargo del trabajo.
Preguntas frecuentes sobre automatización
Lo que nos preguntan antes de poner un proceso a funcionar solo.
¿Tengo que cambiar los programas que uso?
Casi nunca. El flujo se conecta con lo que ya existe. El problema aparece cuando la herramienta actual no permite ninguna conexión: ni API, ni base de datos, ni exportación automática. Eso se comprueba antes de que haya propuesta, no a mitad de proyecto.
¿Y si el flujo la lía?
Partimos de que algún día va a pasar. Por eso hay una prueba en seco, sin escribir datos reales, antes de la puesta en marcha, un periodo en paralelo con el método antiguo, registro de todo lo que se hace y alertas cuando falla. Y hay pasos en los que el flujo se para a propósito a esperar a una persona.
¿Dónde entra la inteligencia artificial y dónde es solo automatización?
La inteligencia artificial entra donde hay texto que interpretar o casos que clasificar: leer una factura, entender de qué trata una solicitud, resumir un documento. El resto (mover datos, crear registros, enviar avisos) es automatización normal, más barata y más previsible. Siempre decimos qué es qué, porque el coste y el riesgo son distintos.
¿Cuánto se tarda en construirlo?
Depende del número de sistemas implicados y de la calidad de su documentación. Lo que no varía es el método: un flujo cada vez, funcionando, antes de empezar el siguiente. Los plazos concretos figuran en la propuesta, después del mapa del proceso.
¿Mi equipo puede cambiar los flujos después?
Depende de la herramienta elegida. Siempre que se puede construimos en plataformas donde alguien de tu equipo puede tocar las reglas sencillas, y dejamos documentado qué es seguro cambiar y qué es mejor no tocar.
¿Qué tarea te roba más tiempo?
Dinos qué se repite, quién lo hace y cuántas veces por semana. Te respondemos si compensa automatizarlo, qué se queda fuera y cuánto cuesta.
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